I contatti sono la parte di Eventleash che cresce di valore nel tempo. Gli eventi passano; la rubrica resta, e ogni evento la arricchisce un po'.
La trovi nella voce Contatti del menu principale. Il ruolo Host non la vede.
Che cos'è un contatto
Una persona, con i suoi dati, indipendente dagli eventi. Diventa invitato quando la agganci a un evento, ma resta un contatto solo anche se la inviti a venti eventi diversi: vedi Come funziona Eventleash.
Serve almeno un'email o un telefono. L'email è la chiave: identifica il contatto e non può ripetersi nella stessa rubrica.
I campi
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Nome, cognome | Usati nelle email, dove il segnaposto li sostituisce |
| La chiave del contatto, e l'indirizzo a cui arrivano gli inviti | |
| Telefono | Per i contatti senza email e per i contatti veloci il giorno dell'evento |
| Lingua | Decide in che lingua arrivano le comunicazioni a questa persona |
| Azienda, ruolo | Utili nel B2B, e sono anche filtri |
| Genere, data di nascita | Solo se ti servono per segmentare: l'età è un filtro a fascia |
| Indirizzo, città, paese | Per gli inviti cartacei e per i filtri geografici |
| Social | Si scrive solo lo username, non l'indirizzo completo |
| Taglie | Per chi consegna gadget o abbigliamento agli ospiti |
| Note | Il campo libero, dove finisce tutto il resto |
| Foto | Opzionale, aiuta il riconoscimento all'ingresso |
Riempi quello che ti serve. Un contatto con nome, cognome ed email funziona perfettamente: gli altri campi esistono per chi ne ha bisogno, non come compiti da svolgere.
Organizzare: categorie, tipi e gruppi
Tre modi di raggruppare, diversi per forma:
- Categoria e tipo sono valori singoli: un contatto ne ha uno solo di ciascuno. Vanno bene per le classificazioni che si escludono a vicenda — stampa, clienti, fornitori.
- Gruppi è un elenco: un contatto può stare in più gruppi contemporaneamente. Vanno bene per le etichette che si sommano — VIP, Milano, newsletter.
Tutti e tre sono filtri nella lista, e i gruppi si assegnano in blocco a una selezione: vedi Cercare, filtrare e modificare in blocco.
Creare un contatto
Dal pulsante di creazione nella lista. È il modo giusto per aggiungere una o due persone; per una lista intera usa l'import, che è molto più veloce e non sbaglia a copiare.
Puoi anche creare un contatto mentre aggiungi invitati a un evento: se scrivi un'email che non è in rubrica, la persona viene creata e resta anche dopo l'evento.
Stato, disiscrizione e rimbalzi
Tre cose diverse che si confondono spesso.
Stato: attivo o bloccato. Sei tu a bloccare un contatto, dall'icona nella lista o in blocco su una selezione. Un contatto bloccato resta visibile ma viene escluso dagli invii. Usalo per chi non vuoi più contattare senza cancellarlo.
Iscritto o disiscritto. Non lo decidi tu: è la persona che si toglie dalla lista usando il link nelle email. Vale per tutto l'account e non si può annullare dall'applicazione, come spiegato in Privacy, consensi e disiscrizioni.
Rimbalzi. Quando un indirizzo rifiuta definitivamente i messaggi, il contatto accumula rimbalzi e smette di essere un destinatario valido. Non è una punizione: è la protezione della tua reputazione di invio, perché continuare a scrivere a indirizzi inesistenti è il segnale che i provider usano per classificare un mittente come spam.
Nella lista puoi filtrare su tutti e tre, ed è il modo più rapido di capire perché una campagna ha raggiunto meno persone del previsto.
Cancellare un contatto
La cancellazione è definitiva e toglie la persona dalla rubrica. Gli invitati che quel contatto aveva negli eventi passati restano, con i dati storici: le statistiche dei tuoi eventi non cambiano retroattivamente.
Se la richiesta arriva dall'interessato ai sensi del GDPR, è questa l'operazione corretta. Se invece vuoi solo smettere di scrivergli, blocca il contatto: perdere lo storico non serve a nessuno.
Il limite del piano
I contatti in rubrica contano nel limite del piano — è un tetto, non un consumo mensile. Il contatore lo trovi in cima alla lista e in Piani, quote e fatturazione.
Se sei vicino al tetto, prima di fare upgrade vale la pena una pulizia: i contatti con troppi rimbalzi non ti serviranno mai più.