Quasi tutte le liste arrivano come file Excel, e quasi nessuna è fatta come piacerebbe a noi. L'import di Eventleash non pretende un formato preciso: carichi il file che hai e gli dici tu quale colonna è cosa.
Preparare il file
Vanno bene Excel e CSV. Le uniche cose che contano davvero:
- Una riga di intestazione con i nomi delle colonne. Serve a te per riconoscerle nel passaggio successivo.
- Una persona per riga. Due nomi nella stessa cella diventano un contatto solo, con un nome strano.
- Una colonna email, o almeno una colonna telefono.
Non serve rinominare le colonne né riordinarle, e le colonne che non ti servono puoi lasciarle: nel passaggio di associazione si ignorano.
Importare
- In Contatti, apri l'import e carica il file.
- Associa le colonne: per ognuna scegli a quale campo di Eventleash corrisponde, oppure scegli di ignorarla.
- Controlla l'anteprima. Mostra come verranno interpretate le prime righe, ed è il momento in cui ci si accorge di aver scambiato nome e cognome.
- Conferma.
L'import segnala le righe con problemi — un'email malformata, un campo obbligatorio vuoto — e ti lascia decidere se procedere con le altre.
L'associazione delle colonne
È il passaggio che decide tutto. Qualche nota pratica:
- Il paese va scritto per esteso o con la sigla standard; un valore che non riconosciamo resta vuoto senza bloccare l'import.
- La lingua accetta
IToEN. Se la colonna manca, i contatti prendono la lingua predefinita. - I gruppi possono stare in una colonna sola separati da punto e virgola.
- I social vogliono solo lo username, non l'indirizzo completo del profilo.
- La data di nascita è il campo che dà più problemi: i formati americani e italiani si assomigliano abbastanza da sbagliarsi. Se non ti serve, ignora la colonna.
Che cosa succede ai duplicati
Niente di drammatico, ed è la cosa più importante da sapere: l'email identifica il contatto. Se l'indirizzo è già in rubrica, il contatto esistente viene aggiornato con i dati nuovi invece di essere duplicato.
Il confronto ignora maiuscole e spazi, quindi Mario.Rossi@Azienda.it e mario.rossi@azienda.it sono la stessa persona.
Le conseguenze pratiche:
- Puoi ricaricare la stessa lista aggiornata quante volte vuoi.
- Un import è anche un modo rapido di aggiornare in blocco un campo su molti contatti.
- Attenzione al rovescio: un campo vuoto nel file non cancella il valore che c'era. Se vuoi svuotare un campo, fallo dalla modifica in blocco.
Se due righe dello stesso file hanno la stessa email, vince l'ultima.
Importare direttamente gli invitati di un evento
Dalla pagina di un evento puoi caricare un file direttamente su quell'evento. È la strada giusta quando la lista arriva dal cliente il giorno prima e non ha senso passare per la rubrica.
Funziona come l'import dei contatti, con una differenza che conviene conoscere: se non associ nessuna colonna email o telefono, gli invitati vengono creati solo per quell'evento e non entrano in rubrica. L'applicazione te lo dice in chiaro prima di procedere.
Quando invece l'email c'è, ogni riga diventa anche un contatto: è quasi sempre quello che vuoi, perché è così che la rubrica cresce da sola evento dopo evento.
Esportare
Dal pulsante di esportazione, sulla lista dei contatti o su quella degli invitati di un evento. Scegli il formato: Excel, CSV o PDF. Excel è quello giusto se il file dovrà rientrare in Eventleash; il PDF serve per la lista da stampare e portare all'ingresso.
L'export rispetta i filtri attivi: se hai filtrato per gruppo, esporti quel gruppo. È il modo più semplice di preparare una lista per un fornitore, per la reception o per il cliente.
Gli account social escono come link cliccabili, e reimportando quello stesso file gli username vengono riletti correttamente: il giro di andata e ritorno non perde niente.
Se qualcosa va storto
| Sintomo | Causa quasi certa |
|---|---|
| «Nessuna colonna email associata» | Hai saltato l'associazione della colonna email — torna indietro di un passaggio |
| Molte righe scartate per email non valida | Separatore del CSV sbagliato: il file si apre come una colonna sola. Riesporta da Excel scegliendo CSV UTF-8 |
| I contatti importati risultano già esistenti | Stanno funzionando i duplicati: sono stati aggiornati, non ignorati |
| Le lettere accentate escono sbagliate | Il CSV non è in UTF-8. Riesportalo da Excel come CSV UTF-8, o carica direttamente il file .xlsx |
| L'import si ferma a metà | File troppo grande: dividilo in blocchi da qualche migliaio di righe |
Se una lista non ne vuole sapere di entrare, mandacela: [info@eventleash.com](mailto:info@eventleash.com).