Eventleash ha pochi concetti e un solo modo di combinarli. Capito questo, ogni schermata diventa prevedibile: sai sempre dove sta un dato e perché.
Vale la pena leggerlo una volta prima di caricare la prima lista: metà delle domande che riceviamo nascono dal confondere un contatto con un invitato.
La catena
Tutto scorre in una direzione sola:
Account → Contatti → Evento → Invitati → Campagna → Messaggi → Risposte → Check-in
Ogni passaggio aggiunge qualcosa senza duplicare quello che c'era prima. È il motivo per cui il secondo evento costa molto meno lavoro del primo.
I contatti sono la rubrica, non la lista dell'evento
Un contatto è una persona: nome, email, telefono, azienda, social, note. Vive nell'account e non appartiene a nessun evento.
La distinzione che conta: l'email identifica il contatto. Se reimporti una lista aggiornata, chi c'è già viene aggiornato e non duplicato. Per questo puoi ricaricare senza paura il file che il cliente ti manda ogni volta un po' diverso.
Un contatto che si disiscrive resta in rubrica, ma smette di ricevere: la disiscrizione vale per tutto l'account, non per il singolo evento. È un obbligo di legge, oltre che una buona idea.
L'evento è una data, un luogo e una lista
Un evento raccoglie quando, dove, come si chiama, che aspetto ha e quali regole segue: se si entra con il QR code, se ci sono fasce orarie, se sono ammessi accompagnatori.
Gli eventi attivi contano nel limite del tuo piano. Archiviarne uno passato lo rende di sola lettura e libera lo slot senza perdere niente: i dati restano tutti consultabili.
L'invitato è un contatto agganciato a un evento
Qui sta il nodo. Un invitato non è una copia del contatto: è il collegamento fra quel contatto e quell'evento, più tutto ciò che riguarda solo quell'occasione — se ha confermato, quanti accompagnatori porta, quale slot ha scelto, a che ora è entrato.
Le conseguenze pratiche:
- Correggere l'email in rubrica la corregge ovunque, anche negli eventi passati.
- La stessa persona può essere invitata a dieci eventi: resta un contatto solo, con dieci storie diverse.
- Cancellare un invitato da un evento non tocca il contatto in rubrica.
La campagna è una mail agli invitati di un evento
Una campagna appartiene sempre a un evento. Scegli il template, l'oggetto e chi deve riceverla — tutti gli invitati o una parte — e al momento dell'invio genera un messaggio per ogni destinatario.
Il messaggio è la copia individuale: è quello che tiene traccia di consegna, apertura, click, rimbalzo. Le statistiche che vedi sulla campagna sono la somma dei suoi messaggi.
Un evento ha di solito più campagne nel tempo: l'invito, il sollecito a chi non ha risposto, il promemoria della vigilia, il ringraziamento. Quante puoi averne per evento dipende dal piano.
La landing è dove atterrano le risposte
Una landing è una pagina pubblica, sul tuo dominio, collegata a un evento. Nella forma RSVP è dove l'ospite conferma o declina, dichiara gli accompagnatori, sceglie lo slot e presta i consensi privacy.
Quello che scrive lì torna immediatamente sull'invitato: non c'è nessun passaggio manuale, e la lista che guardi il giorno dell'evento è già aggiornata.
Account e utenti
L'account è lo spazio di lavoro: contiene la rubrica, gli eventi, i domini, l'abbonamento. Un'agenzia che lavora per più brand può averne più di uno e passare dall'uno all'altro dal menu in alto.
Le persone del tuo team entrano nell'account con un ruolo:
| Ruolo | Cosa può fare |
|---|---|
| Amministratore | Tutto, comprese impostazioni, domini, utenti e fatturazione |
| Utente | Lavora su contatti, eventi, campagne e landing; non tocca le impostazioni dell'account |
| Host | Vede solo gli eventi e il check-in — il ruolo giusto per lo staff all'ingresso |
I dati non si incrociano mai fra account diversi: ogni account ha la sua rubrica, e un contatto non passa dall'uno all'altro.
Da dove cominciare
Se hai appena aperto l'account, l'ordine è questo: collega il dominio di invio, poi crea il primo evento. Il resto si impara facendolo.