L'evento è il centro di tutto: contiene gli invitati, genera le campagne, alimenta le landing e il check-in. Le scelte che fai qui si ripercuotono su tutto il resto, quindi vale la pena non farle di fretta.
Gli eventi stanno nella voce Eventi del menu principale. Sono l'unica sezione che vede anche il ruolo Host.
Creare l'evento
Dal pulsante Nuovo evento nella lista. Se non lo vedi o è in avviso, hai esaurito gli eventi attivi del piano: vedi Duplicare, archiviare ed eliminare.
I dettagli
| Campo | Note |
|---|---|
| Nome | Quello che leggeranno i tuoi ospiti: usa il nome vero dell'evento, non un codice interno |
| Tipo | Cena, festa, presentazione, press day, vernissage, spettacolo, aziendale, live, altro. Serve per ritrovarlo e per filtrare la lista |
| Quando | Inizio e fine. La fine determina quando l'evento diventa concluso, e da lì in poi le date si bloccano |
| Dove | Il luogo, che finisce negli inviti e nella pagina di risposta |
| Lingua | La lingua delle email automatiche e della landing, quando il contatto non ne ha una sua |
| Descrizione | Il testo che puoi riusare negli inviti e nella landing |
L'immagine
Caricala. Viene riusata negli inviti, nella pagina di risposta e nella lista eventi, ed è la differenza fra un invito che sembra un modulo e uno che sembra un invito.
Una foto orizzontale di buona qualità funziona ovunque; un'immagine verticale o con testo piccolo si taglia male nelle anteprime email.
Le opzioni di accesso
Tre interruttori che cambiano l'esperienza dei tuoi ospiti. Vale la pena decidere prima di spedire il primo invito, perché cambiarli dopo significa che due gruppi di invitati hanno ricevuto istruzioni diverse.
Invia codice QR per l'accesso — ogni invitato riceve un QR code personale nella mail di conferma, e all'ingresso lo si scansiona. Da attivare quando gli ospiti sono tanti o l'ingresso deve essere veloce. Senza QR si cerca il nome a mano, che va benissimo fino a un centinaio di persone.
Abilita slot — l'ingresso è diviso in fasce orarie e l'ospite ne sceglie una quando risponde. Vedi Slot e fasce orarie.
Accompagnatori — l'invitato può dichiarare quante persone porta con sé, entro il limite che imposti. Zero significa nessun accompagnatore. È il campo che fa la differenza fra «duecento invitati» e «trecentoquaranta persone che entrano».
Le email automatiche
Nella scheda delle impostazioni email decidi cosa succede quando qualcuno risponde all'invito. Sono email diverse dalle campagne: partono da sole, una per ogni risposta.
- Email di conferma — va a chi accetta. È quella che porta il QR code, se lo hai attivato, e i dettagli pratici: dove, quando, come si entra.
- Email di rifiuto — va a chi declina. Facoltativa, e spesso è solo un ringraziamento.
Per ciascuna scegli oggetto e template; se non le tocchi vengono usati i testi predefiniti. Il mittente è quello dell'account, e puoi sovrascriverlo qui per questo evento.
I consensi privacy
Nella scheda dedicata scegli quali consensi mostrare sulla pagina di risposta di questo evento, fra quelli configurati a livello di account. Come si creano è spiegato in Privacy, consensi e disiscrizioni.
Le liste
Ogni invitato può portare un'etichetta libera, la lista: «tavolo 3», «ospiti dell'agenzia», «stampa». Serve solo dentro questo evento, non tocca la rubrica, e diventa un filtro nella lista degli invitati e all'ingresso.
È il campo che le agenzie usano per tenere separate le quote dei diversi committenti sullo stesso evento.
Le statistiche
Sulla pagina dell'evento trovi il riepilogo in tempo reale: invitati, confermati, in attesa di risposta, presenti. È la schermata che guarderai ogni giorno nella settimana prima dell'evento, e quella che proietterai in sala il giorno stesso.
Il conto delle persone è diverso da quello degli invitati quando ci sono gli accompagnatori: all'ingresso conta il primo.
E adesso
Creato l'evento, il passo successivo è riempirlo: Gli invitati e i loro stati.