La pagina di un evento è la lista dei suoi invitati. È lo schermo su cui passerai più tempo: da lì si aggiunge, si filtra, si corregge e, la sera dell'evento, si fa entrare.
Aggiungere invitati
Tre strade, tutte legittime.
Cerca più partecipanti — peschi dalla rubrica filtrando come faresti sui contatti, selezioni e aggiungi in blocco. È la strada normale quando la rubrica è già popolata.
Aggiungi partecipante singolo — inserisci una persona alla volta. Se l'email non è in rubrica, il contatto viene creato e resta anche dopo l'evento: non stai creando un doppione usa e getta.
Importa invitati — carichi un file direttamente su questo evento. È la strada giusta quando la lista arriva dal cliente e non è ancora in rubrica: vedi Importare ed esportare contatti.
Chi è già invitato non viene duplicato. Quando aggiungi persone già presenti, puoi scegliere di non toccarne lo stato di conferma: serve a rilanciare l'aggiunta su una selezione più ampia senza azzerare le risposte già arrivate.
Gli stati
Ogni invitato porta tre informazioni indipendenti. Confonderle è la causa di metà delle domande che riceviamo.
| Stato | Chi lo cambia | Che cosa dice |
|---|---|---|
| Invitato | Il sistema, quando la campagna parte | Gli è stata spedita almeno una campagna |
| Confermato / Non confermato / Nessuna risposta | L'ospite, rispondendo sulla landing — oppure tu, a mano | Se ha detto che viene |
| Fatto check-in | Chi sta all'ingresso, la sera | Se è entrato davvero |
Sono indipendenti sul serio: puoi avere un confermato mai invitato (l'hai aggiunto tu dopo una telefonata) e un presente mai confermato (si è presentato lo stesso). L'applicazione non li allinea da sola, ed è voluto: sono fatti diversi, e sovrascriverne uno con l'altro cancellerebbe informazione.
Gli accompagnatori
Se li hai abilitati sull'evento, ogni invitato dichiara quante persone porta con sé, entro il limite impostato. All'ingresso si registra quante ne sono davvero entrate, che raramente coincide con quante ne erano state annunciate.
Da qui la distinzione fra i due numeri che vedi sull'evento:
- Invitati — quante righe ci sono in lista.
- Persone — invitati più accompagnatori: il numero che conta per la capienza, il catering e la sicurezza.
Il conto delle persone è quello giusto per ogni domanda pratica sulla serata.
Modificare un invitato
Aprendo la riga modifichi quello che riguarda questo evento: conferma, accompagnatori, slot, lista, note, e i consensi privacy prestati.
Nome, cognome ed email appartengono al contatto, non all'invitato: correggendoli qui li correggi in rubrica e quindi ovunque. È il comportamento giusto — un'email sbagliata è sbagliata dappertutto — ma vale la pena saperlo prima di scoprirlo.
Le note partecipante sono l'altro campo sottovalutato: allergie, esigenze di accesso, «arriva in ritardo», «amico del direttore». Sono visibili anche all'ingresso.
Quando cambi la conferma a mano, puoi scegliere se far partire o no l'email automatica di conferma o di rifiuto. Se stai sistemando la lista dopo una serie di telefonate, quasi sempre la vuoi disattivata.
Filtrare e lavorare in blocco
La lista si filtra per stato di conferma, presenza, lista, slot. Con una selezione attiva puoi confermare, annullare, cancellare o modificare in blocco: è così che si sistema una lista arrivata disordinata.
Come per i contatti, quando i risultati superano la pagina puoi selezionare tutti quelli che corrispondono ai filtri, non solo quelli che vedi. E come per i contatti, vale la pena guardare il contatore prima di premere.
Esportare
Dal pulsante di esportazione escono gli invitati in Excel, CSV o PDF, rispettando i filtri attivi. È il file che serve alla reception, alla sicurezza e al catering — e la copia di riserva da avere comunque la sera dell'evento, per quando la rete non collabora.
Cancellare un invitato
Toglie la persona da questo evento e basta: il contatto resta in rubrica, e gli altri eventi non si accorgono di nulla.