L'RSVP è il momento in cui l'invito diventa una lista. Questa pagina racconta cosa succede dal lato dell'ospite e cosa arriva dal tuo, perché sapere dove finisce ogni clic evita quasi tutte le domande.
Il percorso dell'ospite
- Riceve l'invito e clicca il pulsante di risposta.
- Si apre la landing dell'evento, che lo riconosce: i suoi dati sono già compilati.
- Sceglie se confermare o declinare.
- Se conferma, indica gli accompagnatori e sceglie lo slot, quando li hai abilitati.
- Completa i campi richiesti e presta i consensi privacy.
- Invia.
- Riceve l'email di conferma, con il QR code se l'evento lo prevede.
Il riconoscimento arriva dal segnaposto {{rsvp}} usato nell'invito: è il link personale che porta con sé l'identità dell'invitato. Se qualcuno apre la landing da un indirizzo generico, la pagina funziona ma non sa chi sia, e la risposta nasce come nuovo invitato.
Che cosa cambia subito
Appena l'ospite invia, senza nessun passaggio da parte tua:
- Il suo stato passa a confermato o non confermato.
- Accompagnatori e slot vengono registrati.
- I campi del modulo aggiornano il contatto in rubrica.
- I consensi vengono archiviati con data e versione del testo.
- Parte l'email automatica di conferma o di rifiuto, se le hai attivate.
La lista che guardi è già aggiornata: non c'è niente da importare né da sincronizzare.
L'email di conferma
È la più letta di tutto l'evento: la apre chi ha già deciso di venire, e ci torna sopra la sera stessa per ricontrollare l'indirizzo.
Mettici le informazioni pratiche — dove, quando, come si entra, il QR code — e non i ringraziamenti. Si imposta sull'evento, nella scheda delle impostazioni email: vedi Creare e gestire un evento.
Aggiungere al calendario
Nei template puoi inserire {{addToCalendar}} e {{addToGoogleCalendar}}. Sono i link che creano l'appuntamento nel calendario dell'ospite.
Vanno nell'email di conferma più che nell'invito: ha senso segnarsi in agenda qualcosa a cui si ha già detto di sì. È il modo più semplice di ridurre le assenze dell'ultimo minuto.
I ripensamenti
Il link di risposta continua a funzionare: chi riapre l'invito può cambiare la propria risposta finché la landing è aperta. È il motivo per cui conviene impostare una data di chiusura quando i numeri devono diventare definitivi — vedi Creare una landing.
Dopo la chiusura la pagina resta raggiungibile ma non accetta più modifiche, e chi deve cambiare qualcosa ti scrive o ti telefona: a quel punto lo fai tu a mano.
Conferme a mano
Metà delle conferme di un evento importante arriva per telefono, per messaggio o a voce. Le registri modificando l'invitato dalla lista.
Quando lo fai puoi disattivare l'invio dell'email automatica: se stai sistemando venti righe dopo una serie di telefonate, i venti destinatari non hanno bisogno di ricevere una conferma di qualcosa che ti hanno appena detto.
Ricorda che i tre stati sono indipendenti: confermare a mano non marca la persona come invitata, e nessuno dei due la fa risultare presente. Vedi Gli invitati e i loro stati.
Chi non risponde
È la maggioranza, al primo invito, ed è normale. Quelle righe sono il materiale della seconda campagna: filtri per nessuna risposta e scrivi solo a loro.
Un sollecito breve, mandato qualche giorno dopo il primo invito, recupera regolarmente una quota importante di conferme. Vedi Creare e inviare una campagna.
Se qualcosa non torna
| Sintomo | Causa quasi certa |
|---|---|
| Le risposte arrivano tutte attribuite alla stessa persona | Nell'invito c'è un indirizzo fisso al posto di {{rsvp}} |
| L'ospite dice che la pagina non lo riconosce | Ha aperto il link inoltrato da un collega: quel link è personale |
| La pagina non accetta risposte | La landing è chiusa o non ancora aperta: controlla le date |
| La conferma non arriva all'ospite | Controlla che l'email di conferma sia attiva sull'evento, e cerca il messaggio nelle statistiche |