Questa guida ti porta dall'account vuoto al primo invito spedito, passando per tutto quello che serve davvero. Il percorso è sempre lo stesso, che si tratti di una cena per venti persone o di un'inaugurazione per ottocento.
Prima però vale la pena avere in testa come Eventleash organizza le cose, perché tutto il resto ne discende.
- I contatti sono la tua rubrica: le persone, con i loro dati, indipendenti dai singoli eventi.
- Un evento è una data, un luogo e una lista di invitati.
- Un invitato è un contatto agganciato a un evento. Lo stesso contatto può essere invitato a dieci eventi diversi: i suoi dati restano uno solo.
- Una campagna è una mail spedita agli invitati di un evento: l'invito, il promemoria, il ringraziamento.
- Una landing è la pagina pubblica su cui le persone rispondono all'invito.
In breve: i contatti diventano invitati di un evento, la campagna li raggiunge, la landing raccoglie le risposte, il check-in registra chi si presenta.
Prima di cominciare
Ti serve un account con almeno un dominio di invio verificato: senza, puoi preparare tutto ma non spedire. Se non l'hai ancora fatto, comincia da Configurare il dominio di invio — sono cinque minuti, più il tempo che il DNS ci mette a propagarsi.
1. Crea l'evento
- Vai su Eventi e clicca Nuovo evento.
- Compila i Dettagli: nome, tipo di evento, quando, dove e la lingua in cui parlerai ai tuoi ospiti. La lingua decide in che lingua arrivano le mail automatiche e la landing.
- Carica un'immagine evento se ce l'hai: viene riusata nelle mail e nelle pagine pubbliche, ed è la differenza tra un invito anonimo e uno riconoscibile.
- Salva.
Nella stessa schermata trovi tre opzioni che conviene decidere subito, perché cambiano l'esperienza degli invitati.
| Opzione | Quando serve |
|---|---|
| Invia codice QR per l'accesso | Se all'ingresso vuoi fare il check-in scansionando, invece di cercare i nomi a mano |
| Abilita slot | Se l'ingresso è scaglionato in fasce orarie e ogni ospite deve sceglierne una |
| Accompagnatori | Se ogni invitato può portare altre persone, e vuoi sapere quante |
La sezione Impostazioni Email governa le mail automatiche di conferma e di rifiuto, quelle che partono quando qualcuno risponde all'invito. Se non le tocchi vengono usate quelle predefinite.
2. Porta dentro i contatti
Se la tua rubrica è già in Eventleash puoi saltare questo passo.
Altrimenti vai su Contatti e importa la lista che hai: un file Excel o CSV va benissimo. Durante l'import associ le colonne del tuo file ai campi di Eventleash, e da lì in avanti quella lista è tua per sempre — non dovrai reimportarla al prossimo evento.
3. Aggiungi gli invitati
Apri l'evento: la pagina dell'evento è la lista dei suoi invitati.
- Aggiungi invitato pesca dalla rubrica, o crea al volo una persona che non c'è ancora.
- Importa invitati carica direttamente un file su questo evento, per quando la lista arriva dal cliente il giorno prima.
- Dalla pagina Contatti puoi anche fare il contrario: selezioni le persone e le iscrivi a un evento in blocco.
Da qui in poi ogni riga ha i suoi stati, ed è la schermata su cui vivrai fino al giorno dell'evento: Invitato (la mail è partita), Confermato, Non confermato, Nessuna risposta, e il giorno stesso Fatto check-in.
4. Prepara la pagina di risposta
L'invito deve atterrare da qualche parte. Vai su Landing, crea una nuova landing per il tuo evento e scegli il tipo RSVP: è la pagina dove l'ospite conferma o declina, indica gli accompagnatori e, se li hai attivati, sceglie lo slot.
Personalizza colori, immagine e testi quanto ti serve, poi pubblicala. La landing è anche il posto dove chiedi i consensi privacy, se ti servono.
5. Crea e invia la campagna
- Vai su Campagne, clicca Nuova campagna e scegli l'evento.
- Dai un nome campagna (lo vedi solo tu) e scrivi l'oggetto e-mail, quello che leggeranno i destinatari.
- Scegli il template e-mail e personalizzalo. Puoi partire da un template salvato con Carica template e, quando sei soddisfatto del risultato, salvare il tuo per riusarlo al prossimo evento.
- Compila il testo di anteprima e-mail: è la riga che molti client di posta mostrano accanto all'oggetto. Lasciarla vuota è un'occasione sprecata.
- Salva, poi aggiungi i destinatari: Tutti gli invitati dell'evento, oppure Seleziona gli invitati se vuoi scrivere solo a una parte — per esempio solo a chi non ha ancora risposto.
- Fai un invio di test a te stesso e leggi la mail sul telefono, non solo sul computer.
- Quando è tutto a posto, Invia — oppure Programma per farla partire a un orario preciso.
6. Segui le risposte
Aprendo la campagna vedi riga per riga che fine ha fatto ogni messaggio: Consegnata, Aperta, e gli stati che meritano attenzione — Bounced (l'indirizzo non esiste o ha rifiutato) e Bloccata (la persona si è disiscritta o era già stata segnalata).
Sulla pagina dell'evento vedi invece l'altra metà: chi ha confermato, chi ha declinato, chi non ha ancora risposto. È da lì che nasce la seconda campagna, il promemoria a chi è rimasto in silenzio.
7. Il giorno dell'evento
Dalla pagina dell'evento apri Check-in live: è la schermata pensata per l'ingresso, da usare su un telefono o su un tablet. Cerchi l'ospite per nome, o scansioni il QR code che ha ricevuto via mail, e registri l'ingresso.
Se hai attivato gli accompagnatori, al check-in indichi quante persone sono entrate davvero — che non sempre coincide con quante ne erano state annunciate.
E adesso
Il secondo evento ti costerà molto meno del primo: la rubrica è già dentro, il template è salvato, il dominio è verificato. Se vuoi, puoi anche duplicare l'evento appena creato e ripartire da quello.