Check-in all'ingresso

Prepararsi prima

Crea gli utenti Host. Lo staff all'ingresso entra con il ruolo Host: vede gli eventi e il check-in, e nient'altro. Nessun rischio che dal tablet della reception si esporti la rubrica. Vedi Utenti e ruoli.

Provalo il giorno prima. Apri il check-in su uno dei dispositivi che userai, scansiona un QR di prova, cerca un nome. Non è il momento di scoprire che la fotocamera del tablet non ha i permessi.

Esporta la lista. Un file Excel degli invitati sul telefono di chi coordina. Costa dieci secondi e un giorno ti salverà la serata.

Controlla la rete. Chiedi a chi gestisce lo spazio come si chiama il wi-fi e quanto tiene. Molte location hanno copertura pessima proprio all'ingresso, che è dove serve.

Aprire il check-in

Dalla pagina dell'evento, con Check-in live. La schermata è pensata per telefono e tablet.

Al primo accesso l'applicazione scarica gli invitati sul dispositivo: serve a rendere la ricerca istantanea invece di passare dalla rete a ogni lettera digitata. Su liste lunghe il download impiega qualche secondo; se si interrompe, basta rilanciarlo e riprende da dove era rimasto.

Far entrare le persone

Con il QR code. Se l'evento lo prevede, ogni confermato ne ha ricevuto uno personale nella mail di conferma. Apri lo scanner, inquadri, il sistema riconosce l'ospite e lo registra. Se il QR è già stato usato te lo dice: capita con i biglietti inoltrati, ed è esattamente il controllo che serve.

Cercando per nome. Scrivi le prime lettere del cognome, o dell'email. È la strada normale sotto il centinaio di ospiti, e la scorciatoia quando qualcuno ha cancellato la mail o ha il telefono scarico.

Chi non è in lista. Lo aggiungi sul posto: nome, cognome, contatto ed è dentro. Non serve uscire dal check-in.

Su ogni ospite puoi indicare quante persone sono davvero entrate, che spesso non è quanto aveva annunciato. Le note dell'invitato — allergie, esigenze di accesso, «amico del direttore» — si leggono da qui.

Se registri un ingresso per sbaglio, l'operazione si annulla e la persona torna fra i non entrati.

Persone o invitati

I due numeri sono diversi e servono a cose diverse:

• Invitati — quante righe ci sono in lista.
• Persone — invitati più accompagnatori.

All'ingresso conta persone: è il numero della capienza, del catering e della sicurezza. È anche quello che chiederà chiunque ti telefoni durante la serata.

Con gli slot

Quando l'evento ha delle fasce, puoi filtrare su quella in corso e vedere solo chi è atteso adesso. C'è anche il check-in di un intero slot, per i gruppi che entrano insieme.

Chi si presenta nel turno sbagliato lo fai entrare lo stesso: lo slot serve a distribuire gli arrivi, non a respingere le persone.

Più dispositivi insieme

Si può, ed è quello che si fa agli ingressi affollati: ogni postazione ha il suo dispositivo e il suo utente Host.

Gli ingressi vengono registrati sul server, quindi le postazioni si vedono a vicenda. Ma tienilo a mente: la lista scaricata su un dispositivo è una fotografia del momento del download. Se aggiungi ospiti dalla piattaforma a serata iniziata, le altre postazioni li vedranno solo dopo aver ricaricato.

Quando la rete non collabora

Succede, e più spesso di quanto si creda. Cosa fare:

1. Usa il telefono in tethering. Una connessione dati personale batte quasi sempre il wi-fi degli ospiti.
2. Segna su carta. Se non c'è proprio rete, si prende nota dei nomi e si registrano dopo. Per questo serve la lista esportata.
3. Non insistere sulla scansione. Se i QR non passano, si cerca per nome; se non funziona neanche quello, si lascia entrare la gente e si sistema dopo.

Il check-in serve a sapere chi è venuto, non a fare da buttafuori. Una coda all'ingresso rovina un evento molto più di una lista da sistemare il giorno dopo.

Dopo l'evento

I presenti restano sull'evento e diventano il dato più prezioso che hai: chi viene davvero è un'informazione diversa da chi conferma, e si vede solo confrontando i due numeri.

Alla prossima edizione, quella differenza è il modo migliore per decidere chi invitare per primo.